Guest Services Assistant/Receptionist

Our Office Operations team is at the heart of ensuring the smooth and efficient functioning of the Firm’s day-to-day operations. Our team manages the infrastructure, systems and services —both globally and locally—relating to our office workplaces, onsite and remote operational services, security, safety and a range of other areas. We provide PA support and manage document production, translation and travel services. Our team is responsible for our client-facing areas across the Firm, always seeking to ensure that clients and other visitors have an experience that is world-class. We also take the lead in running our day-to-day operations in the most environmentally sustainable way possible.

Vill du vara med och skapa service i världsklass? Vårt uppdrag är att leverera en upplevelse i absolut toppklass för besökare, klienter och medarbetare. Som en del av vårt Guest Services-team är du byråns ansikte utåt och den som skapar både det första och sista intrycket på vårt Stockholmskontor. Du har en nyckelroll i att säkerställa en professionell, välkomnande och smidig gästupplevelse varje dag.

I rollen som Guest Service Assistant arbetar du nära dina kollegor i teamet för att få verksamheten att fungera sömlöst. Du välkomnar besökare med värme och professionalism, stöttar kollegor i både stort och smått samt säkerställer att kontoret är välorganiserat, representativt och inbjudande.

Rollen är både operativ och administrativ. Du trivs i det dagliga flödet, är lösningsorienterad och har öga för detaljer. Samtidigt ställs höga krav på struktur, noggrannhet och förmågan att arbeta proaktivt. Du ser vad som behöver göras –och gör det.

I nära samarbete med övriga i Guest Services-teamet ansvarar du för receptionen, conciergeverksamheten och den dagliga driften av våra gäst- och mötesytor.

Arbetsuppgifter

• Ta emot och välkomna klienter och besökare på plats

• Förbereda, underhålla och följa upp mötesrum före, under och efter möten

• Säkerställa ordning och hög standard i gemensamma interna ytor såsom lunchrum, bistro och pentryn

• Samordna med IT- och AV-team för att tillgodose gästernas behov och hantera enklare tekniska frågor

• Samarbeta med externa leverantörer såsom städning, catering, frukt- och blomleverantörer

• Se till så våra lokaler alltid är välfungerande och inbjudande

• Utföra conciergeuppgifter, inklusive bokning av hotell, restauranger och taxi samt ge vägledning till internationella gäster inför och under deras vistelse i Stockholm

• Utföra säkerhetsrelaterade uppgifter såsom hantering av passerkort, dörrar och larm

• Arbetstiderna är förlagda mellan 07.00-19.00, i vissa fall förekommer det även kvällsarbete.

Kvalifikationer

• 2-5 års erfarenhet från office, hospitality, guest services eller catering (hotell, café/restaurang eller liknande)

• Professionell approach

• Stark servicekänsla med fokus på klientupplevelsen

• Trivs med att arbeta i team och bidra till en positiv arbetsmiljö

• Proaktiv, initiativtagande och lösningsorienterad

• Tar ansvar och ägarskap för arbetsuppgifter

• God problemlösningsförmåga

• Flytande i svenska och engelska både skriftligt och muntligt

• Tjänsten är på heltid

• Arbetsplats: Stockholm

• Rollen rapporterar till Office Operations Manager

• Rekrytering sker löpande, så vi ser gärna att du skickar in din ansökan (CV och personligt brev) så snart som möjligt

• Vid frågor är du välkommen att kontakta vår Head of HR, Petra Lindeblad, på petra.lindeblad@whitecase.com eller vår Talent Acquisition & HR Advisor, Cajsa Billebjer, på cajsa.billebjer@whitecase.com

Lönespann: 32.000-38.000 kr i månaden

This role reports to

Senior Manager, Office Operations

Equal Opportunities

White & Case is committed to creating a fair workplace. It is our Firm’s policy to recruit, employ, train, compensate, and promote without regard to race, religion, creed, national origin, age, gender, sexual orientation, marital status, military or veteran status, disability, genetic information, or any other category protected by applicable law.
 
If you require assistance and/or adjustment to participate in our application and/or interview process, please email us. We will be happy to work with you.

The Firm may modify and amend any job description at any time in its sole discretion. Nothing herein creates a contract of employment or otherwise modifies the at-will nature of employment.

The above is only a general description of the essential duties associated with this position and does not represent an exhaustive or comprehensive list of all duties.

Note to Recruitment Agencies

Our internal Recruitment team manages all aspects of lateral hiring. All agencies must have signed terms of business—specific to the relevant office—before submitting any candidates. CVs or applications sent directly to White & Case partners or employees will also not be considered formal introductions. If you have questions, please contact the relevant Recruitment team. We work with our preferred suppliers when engaging agencies.